توثيق اعمال المحاسب القانوني

توثيق التدقيق هو عملية إنشاء وحفظ وصيانة سجلات لأنشطة التدقيق. يمكن أن يشمل هذا مجموعة متنوعة من المستندات، بما في ذلك خطط التدقيق وتقارير التدقيق ومحاضر الاجتماعات والوثائق الداعمة الأخرى. يوفر توثيق التدقيق دليلاً على أن التدقيق قد تم إجراؤه بشكل صحيح وأن النتائج دقيقة. كما يمكن استخدامه لتحسين فعالية برامج التدقيق المستقبلية.

هناك العديد من الفوائد لتوثيق التدقيق كما يلي:

• تحسين كفاءة عمليات التدقيق: يمكن أن يساعد توثيق التدقيق في تحسين كفاءة عمليات التدقيق من خلال توفير مرجع للمراجعين للرجوع إليه عند الحاجة حيث يساعد فريق العملية للتخطيط وأداء التدقيق. يمكن أن يؤدي هذا إلى تقليل وقت التدقيق وتحسين جودة النتائج.
• تحسين فعالية عمليات التدقيق: يمكن أن يساعد توثيق التدقيق في تحسين فعالية عمليات التدقيق من خلال توفير إثبات أن عمليات التدقيق قد تم إجراؤها بشكل صحيح وأن النتائج قد تم تسجيلها ومعالجتها بشكل صحيح. يمكن أن يؤدي هذا إلى تحسين ثقة أصحاب المصلحة في نتائج التدقيق حيث تساعد المسؤولين على العملية الاتصال المباشر مع الفريق ومعرفة العمل الذي تم القيام به.
• تحسين الامتثال للمعايير والقوانين واللوائح: يمكن أن يساعد توثيق التدقيق في تحسين الامتثال للمعايير والقوانين واللوائح من خلال توفير سجل لعمليات التدقيق التي تم إجراؤها. يمكن أن يكون هذا مفيداً في حالة حدوث تحقيق أو تدقيق من قبل جهة خارجية.
• تقليل المخاطر وادله يستند اليها المراجع: يلعب توثيق التدقيق دوراً مهماً في عملية التدقيق. يمكن أن يساعد توثيق التدقيق في ضمان أن عمليات التدقيق قد تم تنفيذها بشكل صحيح من حيث التخطيط وأن النتائج قد تم تسجيلها ومعالجتها بشكل صحيح. يمكن أن يساعد توثيق التدقيق أيضاً  في تحسين جودة التدقيق وتقليل المخاطر.

وثائق التدقيق السيئة:

توثيق التدقيق هو السجل المكتوب لأساس استنتاجات المراجع التي توفر الدعم لإقرارات المراجع، سواء كانت تلك الإقرارات واردة في تقرير المراجع أو غير ذلك، حيث يمكن أن تؤدي الأخطاء أو القصور في ذلك إلى نقص الشفافية والمساءلة في عملية التدقيق، ادناه بعض أوجه القصور:

• الوثائق غير مكتملة أو غير واضحة: يجب أن تكون وثائق التدقيق مكتملة وواضحة بما يكفي للسماح للمدقق بفهم طبيعة التدقيق وأهدافها وإجراءاتها. إذا كانت الوثائق غير مكتملة أو غير واضحة، فقد لا يتمكن المدقق من أداء التدقيق بشكل فعال، على سبيل المثال، إذا كان التوثيق لا يشمل جميع الوثائق ذات الصلة أو لا يشرح نتائج المراجع بوضوح، فسيتم اعتباره وثائق ضعيفة.
• الوثائق غير دقيقة: يجب أن تكون وثائق التدقيق دقيقة. إذا كانت الوثائق غير دقيقة، فقد ينتج عن ذلك تحذيرات أو توصيات غير دقيقة. على سبيل المثال، إذا أخطأ المدقق في تحديد مقدار المخزون الراكد، فقد يؤدي ذلك إلى استنتاجات غير صحيحة حول صحة البيانات المالية للشركة.
• الوثائق غير حديثة (قديمة): يجب أن تكون وثائق التدقيق حديثة. إذا كانت الوثائق غير حديثة، فقد لا تعكس أحدث المعلومات والتطورات، على سبيل المثال ، إذا كان المدقق يقوم بمراجعة البيانات المالية للشركة لعام 2022 ، ولكن الوثائق من عام 2021 ، فسيتم اعتبارها وثائق قديمة.
• الوثائق غير منظمة: يجب أن تكون وثائق التدقيق منظمة. إذا كانت الوثائق غير منظمة، فقد يكون من الصعب العثور على المعلومات التي يحتاجها المدقق، على سبيل المثال ، إذا لم يتم تصنيف أوراق عمل المراجع أو فهرستها ، فقد يكون من الصعب العثور على المعلومات التي يحتاجونها لإكمال التدقيق.
• التوثيق غير المهني: يجب أن تكون وثائق التدقيق مهنية، إذا كانت الوثائق غير مهنية ، فقد تنعكس سلباً على الشركة. على سبيل المثال ، إذا كانت أوراق عمل المدقق مليئة بالأخطاء النحوية أو الأخطاء المطبعية ، فسيتم اعتبارها وثائق غير مهنية.

من المهم أن تكون وثائق التدقيق عالية الجودة. يمكن أن تساعد وثائق التدقيق عالية الجودة في ضمان جودة التدقيق ومساعدة الشركة على تقليل مخاطر التدقيق. من المهم ايضاً أن يأخذ المدققون الوقت الكافي لإنشاء أوراق عمل تدقيق عالية الجودة تكون كاملة ودقيقة ومحدثة ومنظمة ومهنية.

امثلة على الوثائق السيئة (التوثيق الضعيف):

• عدم توثيق أساس استنتاجات المدقق. يمكن أن يحدث هذا عندما لا يقوم المدققون بتوثيق الأدلة التي قاموا بمراجعتها أو أسباب استنتاجاتهم. وهذا يمكن أن يجعل من الصعب فهم كيفية توصل المراجع إلى استنتاجاتهم ويمكن أن يؤدي إلى أخطاء في تقرير التدقيق.
• عدم توثيق العمل الذي قام به الآخرون. يمكن أن يحدث هذا عندما لا يقوم المدققون بتوثيق العمل الذي يؤديه المساعدون أو الأطراف الثالثة الأخرى. هذا يمكن أن يجعل من الصعب تتبع العمل الذي تم تنفيذه ويمكن أن يؤدي إلى أخطاء في تقرير التدقيق.
• عدم توثيق التغييرات في خطة التدقيق أو الإجراءات .يمكن أن يحدث هذا عندما يقوم المدققون بإجراء تغييرات على خطة أو إجراءات التدقيق الخاصة بهم دون توثيق التغييرات .هذا يمكن أن يجعل من الصعب فهم عملية التدقيق ويمكن أن يؤدي إلى أخطاء في تقرير التدقيق.
• عدم توثيق نتائج التدقيق. يمكن أن يحدث هذا عندما لا يقوم المدققون بتوثيق نتائج إجراءاتهم أو نتائج تدقيقهم. هذا يمكن أن يجعل من الصعب فهم عملية التدقيق ويمكن أن يؤدي إلى أخطاء في تقرير التدقيق.
• عدم توثيق المناقشات مع الإدارة والأطراف الأخرى ذات الصلة. يمكن أن يحدث هذا عندما لا يوثق المدققون المناقشات التي أجروها مع الإدارة أو الأطراف الأخرى ذات الصلة، مثل حول عملية إعداد التقارير المالية للشركة أو حول أي مخاطر محتملة على البيانات المالية. هذا يمكن أن يجعل من الصعب فهم كيفية تفاعل المراجع مع الإدارة والأطراف الأخرى ويمكن أن يؤدي إلى أخطاء في تقرير التدقيق.
• استخدام الاختصارات التي لم يتم شرحها :إذا استخدم المدقق اختصاراً في أوراق عمله، فعليه توضيح ما يعنيه ذلك. سيساعد هذا المدققين الآخرين الذين قد يحتاجون إلى مراجعة أوراق العمل على فهم معنى الاختصار.
• عدم كتابة التاريخ أو التوقيع على أوراق العمل: يجب كتابة تاريخ جميع أوراق عمل التدقيق وتوقيعها من قبل المدقق الذي قام بإنشائها، سيساعد ذلك في ضمان دقة أوراق العمل وحداثتها.
• لا تشمل جميع الوثائق ذات الصلة: يجب تضمين جميع الوثائق ذات الصلة في أوراق عمل التدقيق. يتضمن ذلك المستندات التي تدعم نتائج المراجع، وكذلك المستندات التي تتعارض مع النتائج التي توصل إليها المدقق.
• عدم توثيق جميع إجراءات المدقق: يجب على المدقق توثيق جميع الإجراءات التي تم القيام بها أثناء التدقيق. يساعد ذلك على ضمان اكتمال التدقيق وأن نتائج المدقق واضحة.
• التوقيع على إجراءات التدقيق بدون أوراق عمل داعمة (ولا يوجد شرح أو تعليق على خطوات برنامج التدقيق)
• وضع مستند في ملف دون توضيح السبب (ما هو الغرض منه؟)
• عدم الإشارة لخطوات التدقيق التي تدعم أوراق العمل فمثلاً قام المدقق بمراجعة التسوية البنكية لشهر ديسمبر ولم يتم الإشارة إلى تسوية البنك في أي مكان في وثائق التدقيق، هذا يعني أنه لا توجد طريقة لمعرفة كيفية مراجعة المدقق للتسوية البنكية أو ما هي الأدلة التي جمعوها لدعم استنتاجاتهم. وهذا قد يجعل من الصعب فهم كيفية توصل المراجع إلى استنتاجاتهم وتقييم جودة المراجعة. مثال اخر أجرى المدقق مقابلة مع المدير المالي حول سياسات تقييم مخزون الشركة ولم يتم الإشارة إلى ملاحظات المدقق من المقابلة في أي مكان في وثائق المراجعة ولذا هذا يعني أنه لا توجد طريقة لمعرفة ما قاله المدير المالي للمدقق أو كيف فسر المدقق تعليقات المدير المالي، وهذا بدوره قد يجعل ذلك من الصعب فهم كيفية توصل المدقق إلى استنتاجاته حول سياسات تقييم مخزون الشركة وتقييم جودة التدقيق.
• إدراج قائمة من الأرقام في جدول بيانات اكسل دون توضيح مصدرها (من أين المصدر؟ من الذي قدمها؟) وبالتالي يكون من الصعب تحديد ما إذا كانت استنتاجات المدقق صحيحة.
• عدم التوقيع على أوراق العمل كمُعد
• عدم التوقيع على أوراق العمل كمراجع
• عدم وضع مقتطفات من المستندات الرئيسية للعميل موضع الفحص في ملف التدقيق (على سبيل المثال، اتفاقية الديون أو محاضر جرد العميل)
• إجراء استفسارات الاحتيال ولكن دون توثيق من تمت مقابلته (اسمه) ومتى (التاريخ)
• عدم توثيق اختيار عينة (لا توجد طريقة لمعرفة سبب اختيار العينة، أو كيف تم اختيارها، أو حجم العينة)
• الإخفاق في شرح أساس تقييمات المخاطر الكامنة المنخفضة
• لم يتم اجراء مصادقات للحسابات البنكية الرئيسية والمديونيات
• عدم توثيق سبب عدم إرسال مصادقات العملاء
• عدم ارفاق المراجع التي تم الاستناد اليها بأثر رجعي
• عدم توثيق الخطوات التفصيلية التي تم القيام بها لتتبع دورات المعاملات الهامة من خلال أنظمة وضوابط الشركة.
• عدم توثيق الضوابط على مستوى الكيان حيث يجب أن يتضمن ذلك وصفاً للضوابط التي تمت مراجعتها، والأدلة التي تم جمعها، واستنتاجات المراجع حول فعالية أدوات الرقابة
• النقص في توثيق التدقيق بأثر رجعي لأحكام وافتراضات الإدارة المتعلقة بالتقديرات المحاسبية
• عدم توثيق أوجه القصور في الرقابة الداخلية
• عدم توثيق تحديد الأهمية النسبية
• الإخفاق في توثيق تقييمات المخاطر
• استنتاج ان تقييمات مخاطر الرقابة منخفضة بدون عمل اختبار للضوابط الرقابية.
• عدم وجود ارتباط بين تقييم المخاطر وخطة التدقيق
• عدم توثيق الإفصاح عن الاستقلالية في خدمات غير التأكيدات
• وجود كثير من الوثائق غير الضرورية ولا تدعم رأي التدقيق

من المهم للمدققين إنشاء أوراق عمل تدقيق عالية الجودة. يمكن أن تؤدي أوراق عمل التدقيق الضعيفة إلى أخطاء في التدقيق، والتي يمكن أن يكون لها عواقب وخيمة على المحاسب القانوني من حيث صعوبة تتبع المعلومات وصعوبة تحديد الأخطاء ومن ثم تصحيحها وكذا صعوبة الدفاع على القرارات والرأي المهني وبالتالي تعرض الشركة للمخاطر القانونية.

فيما يلي بعض المشكلات المحددة التي يمكن أن تنشأ عن هذه الأخطاء:

• قد لا يتمكن المدقق من تبرير استنتاجاته. إذا كانت وثائق التدقيق غير كاملة أو غير دقيقة، فقد لا يتمكن المراجع من تقديم تفسير واضح ومقنع لاستنتاجاتهم هذا يمكن أن يجعل من الصعب على مستخدمي البيانات المالية فهم عمل المراجع وتقييم جودة التدقيق.
• قد يفوت المدقق قضايا مهمة. إذا لم يكن توثيق التدقيق كاملاً، فقد لا يكون المراجع على دراية بجميع الحقائق والظروف ذات الصلة، يمكن أن يؤدي ذلك إلى فقدان المدقق لقضايا مهمة، مثل الاحتيال أو الأخطاء.
• قد لا تكون التدقيق فعال. إذا لم يكن توثيق التدقيق دقيقاً، فقد لا يكون المدقق قادراً على تخطيط التدقيق وتنفيذه بشكل فعال يمكن أن يؤدي هذا إلى أن يكون التدقيق أقل فعالية في اكتشاف الأخطاء والاحتيال.

من المهم أن يقوم المدققون بإعداد وثائق التدقيق والحفاظ عليها بعناية، سيساعد ذلك على ضمان فعالية التدقيق وأن استنتاجات المدقق مبررة.

هناك العديد من الخطوات التي يجب اتباعها عند إنشاء وحفظ توثيق التدقيق، بما في ذلك:

• تحديد المعلومات التي يجب توثيقها: يجب تحديد المعلومات التي يجب توثيقها بعناية. يجب أن تشمل هذه المعلومات جميع الجوانب المهمة لعملية التدقيق، مثل الإجراءات التي تم إجراؤها، والنتائج التي تم العثور عليها، والتوصيات التي تم تقديمها.
• تسجيل المعلومات بشكل صحيح: يجب تسجيل المعلومات بشكل صحيح ودقيق. يجب استخدام شكل قياسي لتسجيل المعلومات، ويجب التأكد من أن جميع المعلومات مكتوبة بشكل واضح وسهل القراءة.
• تخزين المعلومات في مكان آمن: يجب تخزين المعلومات في مكان آمن يحميها من التلف أو الضياع. يجب أن يكون مكان التخزين متاحاً للمراجعين عند الحاجة.
• الوصول إلى المعلومات بسهولة: يجب أن يكون من السهل للمراجعين الوصول إلى المعلومات. يجب أن تكون المعلومات منظمة بشكل جيد ويجب أن تكون مدعومة بالبحث.

توثيق التدقيق هو جزء مهم من أي برنامج تدقيق. يمكن أن يساعد توثيق التدقيق في تحسين كفاءة عمليات التدقيق، وفعاليتها، وامتثالها للمعايير والقوانين واللوائح.

فيما يلي بعض النصائح لتجنب أخطاء توثيق التدقيق:

• كن واضحاً ومختصراً  في وثائقك. يجب أن تكون وثائق التدقيق سهلة الفهم والمتابعة.
• كن كاملاً ودقيقاً في وثائقك. تأكد من تضمين جميع المعلومات ذات الصلة في توثيق التدقيق.
• قم بتوقيع وأرخ وثائق التدقيق الخاصة بك. سيساعد هذا في ضمان دقة الوثائق وأنك مسؤول عن محتواها.
• راجع وثائق التدقيق الخاصة بك بعناية. تأكد من أن الوثائق كاملة ودقيقة ومتسقة مع عملك.
• استخدم نظاماً لتتبع وثائق التدقيق الخاصة بك. سيساعد هذا في التأكد من أن جميع الوثائق موجودة وسهلة الوصول إليها.

باتباع هذه النصائح، يمكنك المساعدة في التأكد من أن وثائق التدقيق الخاصة بك دقيقة وكاملة. سيساعد ذلك على ضمان فعالية التدقيق وأن استنتاجات المدقق مبررة.